Peavad olema selgelt määratletud ette, ja koosoleku päevakorda, mis on täpselt see, mida teemasid arutatakse. On vajalik, et teil on hästi ette valmistatud. Tellitud et ruum, kus kohtumine oli ette valmistatud kohtumist. On oluline, et see on eemaldatud kõik vajalik, pannes nõutav arv toolid ja tugitoolid, valmis kirjatarbed (paber, pliiatsid, pliiatsid). Samuti on soovitav valmistada alkoholivabu karastusjooke ja klaasid. Kuigi eeskirjade kohaselt etikett partnerid kohustatud pakkuma teed või kohvi, nende jookide ei ole üleliigne.
Kui vajad dokumendid, tõendid, statistilist materjali, peaks see ka hoolitseda ette, et mitte häirida läbirääkimiste käigus ise oma püüdlustes.
Muidugi on vaja rääkida viisakalt, taktitundeliselt. On loomulik, et te kaitsta ettevõtte huve, et saavutada kõige soodsamatel tingimustel. Aga see on vajalik, et võtta arvesse mõlema partneri huvides näidata austust nende vastu, valmisolekut mõistlik kompromiss.
Kui läbirääkimised toimuvad mitteametlikult, parim koht kohtumine toimub igal restoran. Juhul, kui teie partnerid on välismaalased, eriti idast, proovige enne konsulteerida spetsialistiga, kes tunneb oma kommete, tavade ja käitumisnormide ühiskonnas, kulinaaria harjumusi. See kehtib eriti siis, kui sul on pidada läbirääkimisi Jaapani, nagu nad loenguid mitteametlikus õhkkonnas väga oluline. Muidugi, kui algataja sellel kohtumisel, sa pead hoolitsema kõik kulud.