Loe koosoleku teemast, osalejate nimekiri, iga kutsuma ja küsib, kas on mingeid kontoris koosolekul. Mõnikord niisuguseid kohtumisi, osalejad teevad ettekandeid ja aruandeid. Sel juhul ruum peab tagama piisava arvu müügikohti, arvuti projektsioon ekraanil.
Veenduge, et laudadele oli kõik vajame - klaasid ja pudelit mineraalvett, pliiatsi ja lehe kirjapaberit. Isegi kui kõik koosolekust osavõtjate - mehed ei tohiks lauale tuhatoos, et mitte kannatada need, kes ei suitseta.
Mõelge küsimused, mis lisatakse koosoleku päevakorra. Nad peavad olema sellised, et lahendada teel ei ole võimalik. Mõtle optimaalne esinejate järjekord käsitleda küsimusi Kohtumisel olid kaetud maksimaalselt täiuses. Tee päevakorda ja lugeda seda istungil. Kui neil on täiendusi ja kohandusi, mis muudavad nad vajaduse korral.
Selle protsessi käigus lahendada tõsine probleem koosoleku osalejad saavad teha ettekandeid. Palu neil esitada kokkuvõtete ja saata ka seda neile, kes osaleb koosolekul. Nad saavad anda analüütilist või statistilist materjali küsimusi.
Kui nad on tõsised ja palju, on mõistlik varustada eraldi ruumi sekretär, kes salvestab kõike, mis on välja pakutud arutelu tulemusena.