Kui kirjutad kirja peab ise ühendust saaja, soovitavalt lisades sõnad "Lugupeetud / proua," "Kallis partnerid." Allpool on eesmärgiks ravi, mis on see, mis on koostatud selle kinnituskirja.
Seejärel tuleb teema otseselt viitavad konkreetsele isikule. See võib olla muutus teenuste nimekirja, laiendades kaupade hinnamuutusi, neid jne Mingil juhul ei tohi seal olla mingil viisil vähendada, kuna see mõjutab negatiivselt vastus adressaadile.
Viimases osas kinnituskirja on soovitav väljendada usalduse edasise koostöö ja vabandame ette, et leidsite aega lugeda dokumenti. Üldjuhul on kõige tavalisem ravi on järgmine lause: "Loodame teha koostööd", "Tänan teid tähelepanu eest."
Kinnituskiri sisaldab hüvasti adressaadile. Näiteks "Lugupidamisega", "Parimate soovidega", "Lugupidamisega". See sõltub sellest, mil määral tuttav.
Vajadusel kinnituskirja võib sisaldada erinevaid rakendusi (graafika, disain lauad, hinnakirjad). Aga sel juhul tuleb märkida, et kiri oli kerge lugeda ja informatiivne. Koostamisel põhiosa kirjas on soovitatav esitada täiendavaid allikaid.
Lõpus kinnituskirja pannakse värvitud juhised ja äriühingu pitsatiga. Kirjalik taotlus saadetakse saajale isiklikult või posti teel saata. Viimastel aastatel on üha enam kasutatakse elektroonilisel kujul saata kirju, mis mitte ainult ei säästa aega, vaid parandab ka reageerimise kiirus adressaadile.